Lingkungan Pemasaran (Makro dan Mikro)

Definisi Lingkungan Pemasaran suatu Perusahaan :

Pelaku-pelaku  (aktor) dan kekuatan-kekuatan yang berada diluar fungsi manajemen pemasaran perusahaan yg akan mempengaruhi kemampuan manajemen pemasaran untuk mengembangkan dan membina transaksi yang berhasil dengan para pelanggan  sasarannya.

Berikut ini gambar Lingkungan Pemasaran suatu Perusahaan :

A. LINGKUNGAN PEMASARAN meliputi :

1. Lingkungan Mikro

Yaitu berbagai kekuatan yg dekat dengan perusahaan yang mempengaruhi kemampuannya untuk melayani pelanggan, terdiri dari :

a. Perusahaan

Dalam merumuskan rencana pemasaran harus memperhitungkan kelompok-kelompok lainnya dalam perusahaan misalnya; Manajemen Puncak, Keuangan, R & D, Pembelian, Produksi dan Akuntansi, dll.

Bagian-bagian ini membentuk suatu lingkungan mikro suatu perusahaan untuk perencana pemasaran.

b. Pemasok

Adalah perusahaan bisnis dan perorangan yg menyediakan sumberdaya yg dibutuhkan oleh perusahaan dan pesaingnya untuk memproduksi barang dan jasa tertentu.

c. Perantara

Perantara Pemasaran adalah mereka yg membantu perusahaan dalam mempromosikan, menjual, dan mendistribusikan barang kepada pembeli akhir. Para perantara ini meliputi :

-          Middleman, perusahaan yg membantu mdpt pelanggan

-         Perusahaan Distribusi Fisik, membantu perusahaan dlm menyediakan & memindahkan barang dari tempat asal ke tempat tujuan.

-         Biro Jasa Pemasaran, meliputi perusahaan riset, biro iklan, perusahaan media, dan perusahaan konsultan pemasaran, mencarikan sasaran dan menpromosikan produk ke pasar sasaran secara tepat.

-         Perantara Keuangan, meliputi bank, perusahaan kredit, perusahaan asuransi, dll dalam membantu transaksi keuangan dan atau menanggung resiko sehubungan dengan pembelian dan penjualan barang.

d. Pelanggan

Yaitu sejumlah individu, kelompok, organisasi yang        menkonsumsi suatu produk.

Perusahaan dapat beroperasi pada lima jenis pasar;

-         pasar konsumen,

-         pasar industri,

-         pasar reseller,

-         pasar pemerintah,

-         pasar internasional.

e. Pesaing

Yaitu individu, kelompok, organisasi yang sama-sama    melakukan pemasaran kepada konsumen.

f.  Masyarakat (publik)

Yaitu suatu kelompok yg memiliki minat nyata atau potensial yg berpengaruh terhadap kemampuan organisasi untuk mencapai sasarannya.

Tujuh jenis publik yg mengelilingi perusahaan antara lain :

-         publik keuangan

-         publik media

-         publik pemerintah

-         publik kekuatan warga

-         publik local

-         publik umum

-         publik internal

2.   LINGKUNGAN MAKRO

Yaitu kekuatan masyarakat yg lebih luas yg mempengaruhi seluruh lingkungan mikro pemasaran perusahaan yang mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap pemasaran.

Lingkungan makro terdiri dari :

a. Demografi

Adalah bidang studi tentang populasi manusia menurut besar, kepadatan, lokasi, umur, jenis kelamin, pekerjaan, dan statistik lainnya.

b. Geografi

Yaitu lingkungan yang dibedakan berdasarkan letak wilayah.

c. Ekonomi

Yaitu factor-faktor yang mepengaruhi daya beli dan pola pembelanjaan konsumen. Daya beli total tergantung pada pendapatan, harga, tabungan, dan kredit pada waktu yang bersangkutan.

Pemasar harus mengetahui kecenderungan utama dalam pendapatan, dan harus selalu sadar akan adanya pola pembelanjaan konsumrn yang terus berubah.

d. Lingkungan Teknologi

Yaitu terdiri dari kekuatan-kekuatan yg mempengaruhi teknologi baru, yang menciptakan produk baru dan peluang-peluang pasar yang baru. Pemasar harus memperhatikan kecenderungan-kecenderungan teknologi berikutnya, antara lain :

-      cepatnya laju perubahan teknologi

-      peluang-peluang yang tak terbatas

-      tingginya anggaran litbang

-      meningkatnya peraturan

-      dll

e. Politik

Lingkungan ini terdiri dari undang-undang, instansi pemerintah, dan kelompok penekan yg mempengaruhi dan membatasi organisasi dan pribadi dalam masyarakat.

Kecenderungan politik utama yg mempengaruhi manajemen pemasaran adalah :

-      undang-undang yg mengatur perusahaan

-      perubahan pelaksaan undang-undang

pertumbuhan kelompok pembela kepentingan publik

f. Lingkungan  Budaya

Lingkungan budaya (cultural) terdiri dari lembaga-lembaga dan kekuatan lain yg mempengaruhi nilai dasar, persepsi, preferensi, dan perilaku masyarakat.

B.      MENGHADAPI LINGKUNGAN PEMASARAN

1. Sebagai lingkungan yg tidak bisa dikendalikan, perusahaan harus menyesuaikan diri, misalnya :

-         lingkungan geografi,

-         dan lingkungan demografi

2. Sebagai lingkungan yg bisa dikendalikan, sehingga perusahaan mengambil langkah agresif untuk mempengaruhi lingkungan, misalnya :

-         konsumen,

-         dan pemasok

sumber : disini

KEPEMIMPINAN

1. PENDAHULUAN

Seberapa jauh peran kepemimpinan dalam menuntun peran para manajer untuk mempengaruhi dan membangun satu kebiasaan dalam pola berpikir yang mampu mendorong daya kemauan mereka menjadi satu keinginan dalam proses pengambilan keputusan dengan tahap-tahap menjadi satu pola berpikir secara sistimatik.

Oleh karena itu, mendorong berpikir secara sistimatik adalah suatu kebutuhan untuk kita pikirkan menjadi model sebagai penuntun dalam proses berpikir. Seperti kita pahami bahwa berpikir adalah suatu kondisi yang menuntut suatu pemikiran untuk penyelesaian dari suatu situasi yang telah mampu dirumuskan menjadi masalah.

Sejalan dengan pemikiran diatas, maka model sebagai uatu pola berpikir dapat disusun kedalam :

Pertama, Apa yang disebut dengan Sumber dan Latar Belakang Masalah yang akan mengungkapkan pemikiran : 1) yang terkait dengan gerakan pemikiran antara menang dan kalah ; 2) kemampuan melaksanakan perubahan ; 3) kemampuan mengelola secara kritis.

Kedua, Apa yang disebut dengan Kotak Landasan yang akan mengungkapkan 1) penilaian situasi ; 2) analisa keputusan ; 3) Perencanaan implementasi ; 4) analisis peluang / masalah potensial ; 5) analisa masalah.

Ketiga, Apa yang disebut dengan Kotak landasan lanjutan yang akan mengungkapkan 1) peran pertemuan sumbang saran ; 2) alat analisis keputusan khusus ; 3) perubahan masa depan potensial, peluang dan bencana ; 4) kreativitas.

2. PEMIKIRAN SUMBER DAN LATAR BELAKANG MASALAH

Hasil pemikiran yang diungkapkan kan disini adalah hal-hal yang berkaitan dengan pemikiran atas :

Pertama, pemikiran menang atau kalah dalam pergolakan pemikiran yang dihadapi,untuk ini pokok pikiran yang kita maksudkan disini adalah yang berkaitan dengan : 1) Seberapa jauh kemampuan untuk mewujudkan kondisi dalam posisi kemenangan ; 2) Untuk kita renungkan kembali mengapaorganisasimengalami kegagalan ; 3) Anda harus pernah mengalaminya untuk meningkatkan kembali kemampuan dalam keterlibatan pemecahan masalah ; 4) Suatu hal yang tidak dapat dihindaridengan tantangan objektivitas ; 5) Harus disadari adanya perangkap intelegensi oleh karena itu berkemampuan untuk menggunakan proses berpikir ; 6) Mengelola harus diartikan dalam wujud kemampuan menghasilkan ; 7) Apa yang dibutuhkan setiap proses dalam wujud efektif suatu proses  harus rasional, selektif dan independen ; 8) Melahirkan pemikiran yang cemerlang

Kedua, melaksanakan perubahan, kita akan dihadapkan suatu keadaan yang kita sebut dengan 1) Perubahan masa lampau yang direncanakan dan yang tidak direncanakan ; 2) Perubahan masa depan yang direncanakan dan yang tidak direncanakan.

Bertolak dari pemikiran diatas, maka kesimpulan yang dapat diungkapkan sebagai model perubahan diatas apa yang kita sbut dengan pemikiran bahwa fakta „masa lalu tak direncanakan, kita sebut ANALISIS PROBLEM ; sedangkan masa depan direncanakan disebut ANALISIS KEPUTUSAN dan tak direncanakan disebut ANALISIS POTENSI BROBLEM ATAU KESEMPATAN.

Ketiga, wujud keahlian proses adalah keahlian mengelola secara kritis artinya dibutuhkan kemamuan yang kuat untuk mendorong menjadi suatu keinginan dari pikiran sendiri sehingga mendorong menjadi komitmen.

Sejalan dengan pikiran diatas harus mampu menjadi keinginan dalam kebiasaan dalam berpikir atas 1) Berusaha mendapatkan keahlian Proses ; 2) Menilai keahlian dan objektivitas anda sendiri ; 3) Menggunakan spesialis dalam memberikan peran membimbing orang yang memiliki pengetahuan yang relevan ; 4) Mempercayai intuisi dalam proses berpikir untyuk mengambil keputusan ; 5) Mengetahui dan mengembangkan batas-batas anda artinya pengetahuan proses yang melibatkan keahlian dan pengalaman yang terbentuk dari penggunaan proses secara terus menerus.

3. PEMIKIRAN DENGAN POLA LANDASAN

Kebiasaan pemkiran disini menekankan proses berpikir yang terlibat dalam pemecahan persoalan secara efektif dengan mengungkapkan pemikiran yang mencakup :

Pertama, yang terkait dengan penilaian situasi, dalam hal ini proses penilaian situasi terdiri dari lima langkah yang mencakup : 1) Pengenalan artinya mengenali situasi yang layak mendapat perhatian gunakan pertanyaan seperti : adakah hal-hal yang tak pasti atau tidak dikenal ? ; Apa pertanyaan yang mesti dijawab ? ; Bagaimana sesuatu dapat berubah ? ; Apa yang berubah dari yang diharapkan ? ; dsb.

2) Pemisahan artinya pimpinan perlu memilah persoalan, keputusan dan masalah potensial ;

3) Pendefinisian artinya semua batas yang harus ditetapkan pada analisis ini , ada faktor2 atau kondisi2  yang diterima sebagai sudah jadi , ada pula situasi dengan hal-hal yang berhubungan dengan status quo yang sudah ada ;

4) Penentuan prioritas akan mencakup : Menentukan hubungan independen / dependen ; Menentukan tingkat kepentingan /urgensi.

5) Pemilihan proses akan mencakup : Perubahan masa lalu yang tidak direncanakan berarti analisa masalah ; Perubahan masa depan yang direncanakan berarti analisa keputusan ; Perubahan masa depan yang tidak direncanakan berarti analisa peluang / masalah petensial.

Kedua, yang terkait dengan Analisis keputusan terdiri lima langkah konseptual yang mencakup :

1) Mendifinisikan pernyataan keputusan, meliputi : tujuan , tingkat ; 2) Menetapkan tujuan meliputi : hasil atau ouput ; sumber atau input ; checklist ; variabel tunggal ; 3) Menilai tujuan mliputi : menimbang 10 sampai 1 arti relatif ; harus kesimpulan absolut ; 4) Membuat alternatif meliputi : memilih off –the self ; menentukan persilangan repsentatif mungkin dua atau lebih evaluasi ; mengembangkan dengan menciptakan / merancang ; 5) Membandingkan dan memilih meliputi : Skala kepuasan : skor 10 sampai 0 ; knockout 0 / harus ; Bobot x skor ; skor total : evaluasi kedua ? ; apakah keharusan adalah riil ? ; relativitas.

Ketiga, yang terkait dengan Perencanaan Implementasi terdiri tujuh langkah untuk mengembangkan yang mencakup : 1) Merumuskan pernyataan rencana mencakup  mengembangkan ;  2) Mengidentifikasi komponen rencana  mencakup panduan umum ; analisa keputusan ; tugas-tugas ; tindakan-tindakan ; daftar adalah tak pernah lengkap ; 3) Jadwal event dan waktu mencakup apa yang terjadi dan kapan ; pengaruh pola waktu (tanggal dateline, jendela waktu hubungan dependen) ; penambahan waktu ; siapa yang bertanggung jawab ? ; 4) Meninjau komponen – Membuat tambahan mencakup analisa keputusan ; subrencana; sub-subrencana ; model lain ; masterplan ? ; 5) Melakukan tes objektif mencakup dapatkah terpenuhi ; memecahkan konflik ; 6) Menyusun ulang rencana mencakup update berkala ; 7) Melakukan reviu analisis mencakup aktual vs yang direncanakan.

Keempat, yang terkait dengan Analsis Peluang / Masalah potensial terdiri lima langkah dalam konsep utama perencanaan situasi yang mencakup : 1) Mendifinisikan pernyataan masalah potensial meliputi apakah ada yang mungkin tidak beres ? ; 2) Mengidentifikasi masalah potensial meliputi tergantung kepada apakah ?, apa yang tergantung pada itu ? , bagaimana ini bisa berbeda ? , spekulasi tak fleksibel ? , tak ada margin untuk kesalahan ? , probilitas dan keseriusan ; 3) Mengidentifikasi penyebab yang mungkin meliputi apa penyebabnya ? , probilitas ; 4) Mengembangkan tindakan preventif meliputi menghilangkan penyebab, menguangi probilitas, probilitas residual ; 5) Mengembangkan tindakan alternatif kedalam tindakan kontingen dan reviu analisa meliputi mengurangi keseriusan, pemicu saiap ? , tindakan kontingen apakah bekerja dngan baik ? , mengapa diperlukan?

Kelima, yang terkait dengan Analisis Masalah, ada lima langlah konseptual dalam proses  yang mencakup : 1) Mendifinisikan Pernyataan deviasi meliputi seharusnya – aktual = deviasi ; 2) Menspesifikasi masalah meliputi apa cacat yang ada, apa cacat yang tidak ada ? , objek apa (barang, orang dll) yang cacat, objek apa yang tidak ? , di mana cacat tampak (geografis atau lokasi lain), dimana tidak tampak ? , dimanakah cacat pada objeknya, di mana pada objek cacatnya tidak ada ? , kapan cacat itu tampak ( jam atau waktu kalender), kapan tidak tampak ? , kapan cacat itu tampak pada objek  (kapan dalam daur hidupnya) dan kapan tidak tampak ? , seberapa besar masalah , sebrapa besar yang tidak (berpa banyak objek yang terlihat / tidak terlihat) ?, seberapa besar cacat individualnya , dan apa yang tidak (seberapa buruk) ? ; 3) Mengembangkan penyebab yang mungkin meliputi mengidentifikasi kontras tajam dalam pasangan adalah bukan, dalam cara apa adalah berbeda dengan bukan ? , Apa, jika ada yang berubah dalam perbedaan ini (dan kapan ia berubah) ?, seberapa mungkin perubahan ini (atau perubahan plus perbedaan) menyebabkan persoalan ? ; 4) mengetes penyebab yang mungkin meliputi jika (penyebab) adalah penyebab, bagaimana menjelaskan mengapa itu masalah dan itu bkan ? ; 5) memverifikasi penyebab yang paling mungkin meliputi bagaimana saya dapat memverifikasi penyebab yang sesungguhnya ?

4. PEMIKIRAN DENGAN POLA LANDASAN LANJUTAN

Pemikiran disini merupakan lanjutan dari pemikiran dari konsep fundamental dari analisa kepuusan, analisa masalah potensial dan analisa masalah, sehingga konsep itu sering dibicarakan, maka pada bagian ini diungkapkan sebagai lanjutan dari pemikiran diatas yang mencakup :

Pertama yang terkait dengan Peran pertemuan rapat sumbang saranmerupakan suatu pemikiran dimana keberhasilan rapat pemecahan masalah tergantung kepada kompetensi pemimpin rapat dan hak pilih dari anggota tim, dari orang-orang yang mempunyai informasi yang relvan untuk analisis.

Keberhasilannya adala fungsi dari kemampuan pemimpin rapat untuk menggunakan proses berpikir yang tepat untuk mengontrol peserta dan aliran informasi.

Rapat pemecahan masalah yang dilaksanakan dengan baik dapat menjadi pengalaman yang menarik bagi setiap orang. Jelas anda tahu efek dari rapat yang dilakukan dengan buruk.

Kedua, yang terkait dengan Alat analisis keputusan khusus artinya untuk meningkatkan proses analisis masalah dapat diadaptasi untuk menangani penyimpangan dengan pendekatan aplikasi khusus yang banyak dikembangkan oleh para pakar yang dapt kita temukan dalam penulisan seperti apa yang disebut dengan : 1) Penentuan Prioritas ; 2) Alternatif „Bayangan“ (menyesuaikan dngan situasi yang dialami dengan yang palng berguna) ; 3) Deviasi Hari-Satu ( bahwa aktual suatu situasi telah menyimpang sejak proses dimulai)

Disamping apa yang diutarakan diatas, alat analisis keputusan lainnya dapat kita ketemukan pula dari penulisan-penulisan antara lain pohon keputusan ; teori permainan ; teori probilitas ; analisis sensitivitas ; analisis trade-off dll.

Ketiga, yang terkait dengan Perubahan masa depan potensial. Peluang dan bencana artinya mengembangkan proses berpikir kedalam kemampuan untuk melaksanakan hal-hal yang terkait dengan 1) Rumuskan pertanyaan kedalam teknik dasar agar ada kemuan mewujudkan komitmen untuk mengidentifikasi perubahan masa depan yang tak direncanakan ; 2) Memperkirakan, mempredeksi, merencanakan skenario ; 3) Analisis masalah potensial dalam tindakan ; 4) Analisis peluang dalam tindakan ; 5) Perencanaan krisis ; 6) Mode visioner adalah cara lain menggunakan konsep perubahan masa depan yang tidak direncanakan melibatkan susunan analisis masalah potensial dan analisis peluang potensial sebagai teknik yang hanya menarik bagi orang memandang jauh ke depan.

Keempat yang terkait dengan Kreativtas sebagai proses berpikir yang banyak kita temukan dalam beragam tulisan yang mengungkapkan hal-hal yang terkait kreativitas. Hanya pemikiran ini dapat tumbuh sejalan dengan kemampuan yang memiliki penguasaan wawasan dan imajinasi yang mendorong orang berpikir kedalam kreativitas.

Sejalan dengan pemikiran diatas, kita dapat belajar tulisan yang mengungkapkan kreativitas dalam dunia bisnis, oleh karena itu perlu kita pahami hal-hal yang terkait dengan pemikiran apa yang disebut dengan : 1) Menciptakan kreativitas ; 2) Memahami apa yang menjadi pemicu kreativitas ; 3) Mendalami yang terkait dengan faktor pemicu ; 4) Mendifinisikan masalah seringkali dapat dipechkan dengan membua ide baru ; 5) Mendalami hambatan terhadap kreativitas ; 6) Pendekatan terhadap kreativitas melalui apa yang disebut dengan a) melupakan segala ssuatu yang anda ketahui (hubungan) ; b) mengingat segala sesuatu yang anda ketahui (kepingan) ; c) menyusun kembali segala sesuatu yang anda ketahui (kepengan yan sama , hubungan yang baru)

5. PENUTUP

Suatu pemikiran dalam meningkatkan kebiasaan pemikiran diperlukan langkah cerdas dalam memecahkan persoalan dari peran Kepemimpinan mempengaruhi dalam proses pengambilan keputusan dan belajar dari kesalahan.

Sejalan dengan pemikiran diatas dibayangkan dalam proses berpikir diperlukan suatu model sebagai pendekatan, oleh karena itu pertama memahami latar belakang masalah ; kedua memahami landasan berpikir ; ketiga memahami langkah lanjutan.

Ketiga hal tersebut diatas telah kita ungkapkan sebagai proses berpikir pada bagian terdahulu, yang menjadi persoalan model tersebut seberapa jauh anda sebagai pemimpin mau belajar untuk meningkatkan keterampilan menjadi satu kebutuhan.

Jadi apa-apa yang telah kita ungkapkan sebagai model telah memperlihatkan pemikiran fundamental yang dapat dipakai untuk setiap situasi yang dapat diterapkan oleh setiap peran pemimpin mulai dari para penentu kebijakan sampai pengambilan keputusan yang mana prosesnya didasarkan pada landasan logika terapan.

Sumber : http://sdmatr.wordpress.com/2012/12/06/kepemimpinan-mempengaruhi-dalam-proses-pengambilan-keputusan/

PERENCANAAN SDM

A. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa:
“Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.
George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa:
“Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.
1. Kepentingan Perencanaan SDM
Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:
Kepentingan Individu.
Kepentingan Organisasi.
Kepentingan Nasional.
2. Komponen-komponen Perencanaan SDM
Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:


Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
Perencanaan Organisasi
Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.
Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.
Syarat – syarat perencanaan SDM
Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.
Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

3. Proses perencanaan SDM
Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola.
Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.
Prosedur perencanaan SDM
Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
Menetapkan beberapa alternative.
Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.
Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.
Metode PSDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.

4. Pengevaluasian Rencana SDM
Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.
Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya.
Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan.
Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang.
Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Kendala-kendala PSDM
1. Standar kemampuan SDM
Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti.
2. Manusia (SDM) Mahluk Hidup
Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.
3. Situasi SDM
Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar.

4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah
Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

B. PERAMALAN
Peramalan (forecasting) menggunakan informasi masa lalu dan saat ini untuk mengidentifikasi kondisi masa depan yang diharapkan. Proyeksi untuk masa yang akan datang tentu saja ada unsur ketidaktepatan. Basanya orang yang berpengalaman mampu meramal cukup akurat terhadap benefit organisasi dalam rencana jangka panjang.
Pendekatan-pendekatan untuk meramal SDM dapat dimulai dari perkiraan terbaik dari para manajer sampai pada simulasi komputer yang rumit. Asumsi yang sederhana mungkin cukup untuk jarak tertentu, tetapi jarak yang rumit akan diperlukan untuk yang lain.
Jangka waktu peramalan
Peramalan SDM harus dilakukan melalui tiga tahap: perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang.
Peramalan terhadap kebutuhan SDM (permintaan)
Penekanan utama dari peramalan SDM saat ini adalah meramalkan kebutuhan SDM organisasi atau permintaan kebutuhan akan SDM. Ramalan permintaan dapat berupa penilaian subjektif atau matematis.
Metode meramalkan permintaan, yaitu:
1. Metode penilaian terdiri dari:
a. Estimasi dapat top down atau bottom up, tetapi pada dasarnya yang berkepentingan ditanya “Berapa orang yang akan anda butuhkan tahun depan?”
b. Rules of thumb mempercayakan pedoman umum diterapkan pada situasi khusus dalam organisasi . Contoh; pedoman “one operations managers per five reporting supervisors” membantu dan meramalkan jumlah supervisor yang dibutuhkan dalam suatu divisi. Bagaimanapun, hal ini penting untuk menyesuaikan pedoman untuk mengetahui kebutuhan departemen yang sangat bervariasi.
Teknik Delphi menggunakan input dari kelompok pakar. Opini pakar dicari dengan menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi diramalkan. Opini pakar kemudian digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar untuk opini tanpa nama yang kedua. Proses ini akana berlangsung beberapa pakar hingga pakar pada umumnya asetuju pada satu penilaian. Sebagai contoh, pendekatan ini telah digunakan untuk meramalakan pengaruh teknologi pada Manajemen SDM dan kebutuhan perekrutan staff.
Teknik kelompok Nominal, tidak seperti Delphi, membutuhkan pakar untuk bertemu secara langsung. Gagasan mereka biasanya timbul secara bebas pada saat pertama kali, didiskusikan sebagai kelompok dan kemudian disusun senagai laporan.
2. Metode Matematika, terdiri dari:
a. Analisis Regresi Statistik membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampau diantara berbagai faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistik antara penjualan kotor dan jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna dalam meramalkan sejumlah karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %.
b. Meode Simulasi merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak sebagai contoh, model ekonometri meramalkan pertumbuhan dalam pemakaian software akan mengarahkan dalam meramalkan kebutuhan pengembangan software.
c. Rasio Produktivitas menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi perkaryawan. Rata-rata ini diaplikasikan untuk ramalan penjualan untuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan, sebagai contoh, suatu perusahaan dapat meramalkan jumlah penjualan representative menggunakan rasio ini.
d. Rasio jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dapat digunakan untuk meramalkan tenaga kerja tak langsung. Sebagai contoh, jika perusahaan biasanya menggunakan satu orang klerikal untuk 25 tenaga kerja produksi, yang rasio dapat digunakan untuk membantu estimasi untuk tenaga klerikal.

C. ESTIMASI PERSEDIAAN/SUPPLY SDM INTERNAL DAN EKSTERNAL
Kalau sudah ada proyeksi permintaan HR dimasa yang akan datang, masalah berikutnya adalah bagaimana mengisi kebutuhan tersebut.
Ada dua sumber persediaan SDM : internal dan eksternal. Persediaan/supply internal bisa berasal dari karyawan yang telah ada yang dapat dipromosikan, ditransfer, atau didemosi untuk mengisi lowongan. Supply eksternal berasal dari luar atau mereka yang tidak sedang bekerja di organisasi tersebut dan siap direkrut oleh organisasi/perusahaan.
1. PENILAIAN INTERNAL TERHADAP KETENAGAKERJAAN ORGANISASI
Bagian dari perencanaan sumber daya manusia adalah menganalisis pekerjaan yang perlu dilakukan dan keahlian yang terdapat pada seseorang untuk melakukan suatu tugas. Kebutuhan organisasi harus di bandingkan dengan penyediaan tenaga kerja yang ada.
Tidak hanya sekedar menghitung jumlah karyawan. Harus dilakukan audit tenaga kerja yang sudah ada untuk mengetahui kemampuan pekerja yang ada.
Informasi ini menjadi dasar estimasi tentatif mengenai lowongan-lowongan yang dapat diisi oleh karyawan yang ada.
Penugasan tentatif ini biasanya dicatat di”Replacement Chart”. Chart ini merupakan representasi visual menyangkut SIAPA yang akan menggantikan SIAPA jika terjadi pergantian. Namun karena informasinya yang terbatas maka perlu juga dilengkapi dengan “Replacement Summaries”.
Mempertimbangkan karyawan-karyawan yang sudah ada untuk lowongan di masa yang akan datang adalah penting jika karyawan diproyeksikan memiliki karir yang panjang.
Audit and Replacement Chart juga penting bagi HRD. Dengan pengetahuan akan karyawan yang lebih banyak, HRD dapat merencanakan recruiting, training, dan career planning secara lebih efektif.
Pengetahuan ini juga dapat membantu HRD untuk memenuhi AAP dengan mengidentifikasi calon-calon minoritas interen untuk lowongan-lowongan tertentu.
Berikut adalah pertanyaan yang di berikan selama penilaian internal:
1. Pekerjaan apa yang ada pada saat ini ?
2. Berapa banyak orang yang mengerjakan setiap tugas ?
3. Apa hubungan laporan di antara tugas-tugas tersebut ?
4. Berapa pentingnya masing-masing tugas tersebut ?
5. Pekerjaan manakah yang membutuhkan penerapan strategi organisasi ?
6. Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang di harapkan ?

Metode-metode yang digunakan untuk mengestimasi/menilai supply SDM internal yaitu:
1.1. Auditing Pekerjaan dan Keahlian
Tahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan yang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaan yang sedang dilakukan organisasi pada saat ini. Penilaian internal ini menolong menempatkan kedudukan suatu organisasi dalam mengembangkan atau memantapkan keunggulan kompetitif. Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini memberikan dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan pada masa yang akan datang.
Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan.
Kepentingan audit bagi perusahaan
Untuk mengetahui prestasi karyawan.
Untuk mengetahui besarnya kompensasi karyawan yang bersangkutan.
Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan.
Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi (vertical-horizontal) dan atau diberhentikan.
Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainya.

Kepentingan audit bagi SDM
Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya.
Karyawan ingin mangetahui apakah prestasi kerjanya lebih baik dari pada karyawan lainya.
Untuk kepentingan jasa dan promosinya.
Mengakrabkan hubungan para karyawan dengan pimpinannya
Tujuan audit SDM
Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job description-nya dengan baik dan tepat waktu.
Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan.
Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setiap karyawan.
Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertical (promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.
Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan kedisiplian karyawan.

1.2. Inventarisasi Kemampuan Organisasi
Sumber dasar dari data tenaga kerja adalah data Sumber Daya Manusia pada organisasi. Perencana dapat menggunakan inventarisasi ini untuk menentukan kebutuhan jangka panjang untuk perekrutan, penyeleksian dan pengembangan sumber daya manusia. Juga informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan kemampuan tambahan yang diperlukan tenaga kerja masa mendatang yang mungkin belum diperlukan pada saat ini



Komponen Inventarisasi Kemampuan Organisasi sering kali terdiri dari:
a. Demografi tenaga kerja secara individu ( umur, masa kerja di organisasi, masa kerja pada jenis tugas yang sekarang).
Kemajuan karier secara individu penanggung tugas, waktu yang diperlukan untuk setiap jenis tugas, promosi atau perbahan ke tugas lain, tingkat upah).
Data kinerja secara individu ( penyerlesaian pekerjaan, perkembangan pada keahliannya)
Ketiga informasi diatas dapat diperluas meliputi:
Pendidikan dan pelatihan
Mobilitas dan letak geografis yang diinginkan
Bakat, kemampuan dan keinginan yang spesifik
Bidang yang diminati dan tingkat promosi didalam perusahaan
Tingkat kemampuan untuk promosi
Pensiun yang diharapkan

Informasi yang telah diperoleh dari hasil Audit SDM dan inventarisasi kemampuan organisasi SDM diatas lalu dikonversikan ke dalam:
· Sistem Informasi SDM (SISDM)
SISDM adalah sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan SDM.
1. Tujuan SISDM
Meningkatkan efisiensi data tenaga kerja dimana SDM dikumpulkan
Lebih Strategis dan berhubungan dengan perencanaan SDM.
2. Kegunaan SISDM
SISDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegaiatan benefit. Dengan SISDM , pencatatan waktu tenaga kerja dimasukan kedalam system, dan dimodifikasi disesuaikan pada setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SISDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja.

Untuk merancang SISDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan-pertanyaan mengenai data yang akan diperlukan seperti:
1. Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang dalam organisasi?
2. Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?
3. Pada format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data perusahaan lain?
4. Siapa yang membutuhkan informasi
5. Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan?
· Succesion Planning
Merupakan proses HR planner dan operating managers gunakan untuk mengkonversi informasi mengenai karyawan-karyawan yang ada sekarang kedalam keputusan-keputusan menyangkut “internal job placements” dimasa yang akan datang.

2. ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL
Analisis lingkungan merupakan proses penelitian terhadap lingkungan organisasi untuk menentukan kesempatan atau ancaman. Hasil analisis akan mempengaruhi rencana SDM karena setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja yang sama yang memasok, juga perusahaan lain.
Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pasokan tenaga kerja antara lain:
Pengaruh pemerintah
Kondisi perekonomian
Masalah kependudukan dan persaingan
komposisi tenaga kerja dan pola kerja

D. SEBAB-SEBAB PERMINTAAN SDM
1. Faktor internal sebagai sebab permintaan SDM
Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari:
Faktor Rencana Strategik dan rencana operasional
Faktor prediksi produk dan penjualan
Faktor pembiayaan (cost) SDM
Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis)
Faktor desain Organisasi dan Desain Pekerjaan
Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer
2. Faktor eksternal sebagai sebab permintaan SDM
Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategic dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan terdiri dari:
Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global)
Faktor Sosial, Politik dan Hukum
Faktor Teknologi
Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Pesaing
3. Faktor Ketenagakerjaan
Faktor ini adalah kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah:
a. Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan/jabatan kosong yang harus dicari penggantinya.
Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak kerja, yang harud diprediksi calon penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang bersumber internal maupun eksternal.
Prediksi yang meninggal dunia

Pada akhirnya dari seluruh penjelasan diatas dapat kita tarik kesimpulan bahwa PSDM sangat penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD menempatkan Staf yang tepat pada saat yang tepat.

Sumber : http://yudhim.blogspot.com/2008/01/perencanaan-sumber-daya-manusia-psdm.html